Bescherm en optimaliseer jouw documentbeheer.
Copilot en data-integriteit
Met de introductie van Copilot in onze Microsoft 365 omgeving, kunnen gebruikers efficiënter werken door gebruik te maken van AI-ondersteunde zoek- en organisatiefuncties. Copilot benut data uit de hele tenant om resultaten te verbeteren en af te stemmen op specifieke gebruikersbehoeften. Hierdoor stijgt de algemene productiviteit aanzienlijk.
'Bepaalde documenten die niet meer worden gevonden doorheen de jaren, maar die misschien wel gevoelige info bevatten.'
Opgelet: Copilot zal deze documenten nu wel vinden!
Het belang van rechten en classificatie
Om de risico’s op interne datalekken uit te sluiten, is het essentieel om de rechten en classificatie rondom informatie op orde te hebben. Het is raadzaam om regelmatig audits uit te voeren en de juiste maatregelen te nemen om de toegang tot gevoelige informatie te controleren en te beperken. Hierdoor kunnen potentiële datalekken vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt.
Ishtar.DMS kan hier de oplossing bieden, door het toekennen van rechten op libraries maar ook tot op metadata niveau.
Beveliging van gevoelige informatie
AI-gegenereerde content door Copilot kan, indien onzorgvuldig beheerd, leiden tot aanzienlijke risico’s op datalekken. Voornamelijk gaat dit over gevoelige informatie of persoonsgegevens.
Het is daarom essentieel om krachtige data-encryptie, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits te implementeren om de integriteit en vertrouwelijkheid van de data te waarborgen.
Bovendien is het trainen van medewerkers over de risico’s en het opstellen van duidelijke richtlijnen voor het gebruik van AI-tools cruciaal voor het veilig houden van gevoelige informatie.
Conclusie
Door het combineren van de geavanceerde documentbeheerfuncties van Ishtar.DMS met de toekomstige AI-mogelijkheden, kunnen organisaties hun data-integriteit optimaliseren en tegelijkertijd de risico’s op datalekken minimaliseren. Het is van groot belang om de juiste maatregelen te nemen om rechtenbeheer en classificaties proactief te benaderen. Dit zal een veilige en efficiënte werkomgeving waarborgen.
Hoe kan jij hierop inspelen?
- Stel een goede rechtenstructuur op. Geef aan medewerkers een duidelijke rol en locatie.
- Maak gebruik van metadata i.p.v. te blijven vasthouden aan een folderstructuur, denk hierbij goed na over de juiste metadata.
- Train je werknemers in het gebruik van metadata maar zorg vooral dat de meeste documenten processgedreven documenten zijn en hun metadata automatisch meekrijgen. Ishtar.Tasks kan jou hier ook bij helpen.
